2009/3/10

ToDo管理の極意

一応、マルチタスクな仕事をしているので、To Do管理というのは死ぬほど忙しいわけではないですが、僕が仕事を回していくための肝の一つだったりします。特に最近はビジネスとラグビーとプライベートでそれぞれタスクがある状態なので、ある程度、整理しておかないと首が回らなくなってしまう危惧は常々あります。

最近はPCだとRemember The Milk、iPhoneではToDoというソフトでToDo管理しており(GTDとか言うんですよね、ライフハッカー的には)、家ではPCメインで、外出先ではiPhoneメインでやっています。この2つは相互に自動的に同期してくれるので、何かと便利です。

とは言え、基本的な指針は単純で、「今日やれることは今日やる」というのが一番大事です。何かずらしずらしやっていると埒があかなくなってしまいそうなので、ToDo管理というより、むしろ短期的な目標設定を書き留めていっている感覚です。

なので、一番良いのは、ToDoにするまでもなく、その場で対応です。細かい作業がたくさん発生する僕のような仕事では、瞬間に捌ける仕事はどんどん捌いてしまうのが、首を軽くしておく最良の方策だと思います。

逆にルーティン系の仕事はToDoに登録しておくと便利ですね。月の頭にしなきゃいけないこととか、毎月の請求書の発行だとか年金保険代の支払いだとか、月末処理とか、そういうものは得てして忘れてしまいがちなので、ささっとリマインドしてくれるようにしておくと便利です。

もっと細かい話だとDVDレンタルの返却期限とか、次の試合に持っていくものとか、誰々から何々を借りているとか。そういう日常の細かいタスクの精度を上げるのにも一役買ってくれているように思います。それでも忘れることはあるんですが。

ただ、色々なことを考えていると、ともすれば大事なことでもたまにポテンと脳から抜け落ちたりすることもあるので、とりあえずToDoとして書き出すだけでも多分予防線を張ることにはなっていると思うのですよね。

昔はPDAで管理していて、途中から紙の手帳に先祖帰りして、今またPCやiPhoneベースの管理形態になっているわけですが、僕がPDAを使い始めた頃との一番の相違点はネット。ネット環境の普及と、それに伴うWEBサービスやアプリが整備されたことで、格段に能率よくもろもろのことを整理できるようになったと思います。

個人事業主にLotusやサイボウズは必要ないので、Googleなどを初めとするWEBサービスとiPhoneのアプリを上手に連携すれば、このスケールでは最強の情報環境になると思います。

後は依存しないことですね。あくまで道具、あくまでツールですから、それベースじゃないと仕事を進められない、ってことになっても困る。ある程度、融通が効くように、肩の力を抜いておくのも大事かと思います。

あんまり仕事のノウハウ系の本って読まないですが、勝間和代氏までいかないまでも、使えるものは使って、でも自分が仕事を回していくために何が重要なのかという原則論をオリジナルで持っておくのが重要かと思います。

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加藤 康祐 / 企画・設計

1980年1月12日生まれ。1998年よりデザイン会社のパートタイムアシスタントとしてWeb制作を経験。2005年に独立、フリーランスとして、企業、個人、NPO、独立行政法人など、様々な領域でのITやデザインによるサポート業務に携わる。2018年、加藤康祐企画設計を開業。これまでの経験を活かし、より広い視野でクライアントの問題解決に取り組み、クライアントと一緒になって新しい価値創出をし、平静な社会の実現を目指す。

加藤康祐企画設計

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